Politique de suppression des données
Ciblup
1. Objet
La présente politique décrit la manière dont les données traitées dans le cadre du Service Ciblup sont conservées puis supprimées, ainsi que les délais applicables. Elle complète la Politique de confidentialité et, pour les données de prospection traitées pour le compte du Client, l'Accord de sous-traitance (DPA).
2. Principe général
Vous gardez la maîtrise de vos données. La suppression de votre compte entraîne l'effacement des données associées dans les conditions décrites ci-après, sous réserve des obligations légales de conservation et du délai de rotation des sauvegardes.
3. Suppression du compte
La suppression du compte s'effectue depuis votre profil, dans la zone « Danger ». Pour des raisons de sécurité, elle exige une nouvelle saisie du mot de passe. Trois situations se présentent selon le rôle de l'utilisateur au sein de son organisation.
3.1 Membre simple (compte invité)
Les données de prospection partagées créées par le membre (prospects et fiches clients) sont réattribuées à l'administrateur de l'organisation, afin de préserver la continuité du travail de l'équipe. Les données personnelles propres au membre (profil, jetons de connexion Google, paramètres et journaux de notification, historiques de connexion, appareils de confiance, éléments d'agenda et de tâches, et autres données rattachées à l'utilisateur) sont supprimées, puis le compte utilisateur est effacé. L'organisation et les autres membres ne sont pas affectés.
3.2 Administrateur avec d'autres membres (transfert de propriété)
Lorsque l'administrateur qui se supprime n'est pas seul dans l'organisation, la propriété de celle-ci est transférée au membre le plus ancien, qui devient administrateur. Les prospects et fiches clients sont réattribués, les données personnelles de l'administrateur partant sont supprimées et son compte est effacé. L'organisation se poursuit.
3.3 Administrateur seul (suppression de l'organisation)
Lorsque l'administrateur est le seul membre, l'ensemble des données de l'organisation est supprimé, ainsi que le compte. Cette suppression est définitive. Si un abonnement payant est en cours, il est automatiquement résilié (à la fin de la période déjà réglée) afin qu'aucun prélèvement ultérieur n'intervienne.
4. Données de prospection (rôle de sous-traitant)
Pour les données de prospection que vous saisissez (prospects, contacts, fiches clients, échanges et notes), vous agissez en qualité de responsable de traitement et Ciblup en qualité de sous-traitant. À la fin de la relation contractuelle, ces données vous sont restituées ou supprimées, à votre choix, dans les conditions et délais prévus par l'Accord de sous-traitance.
4 bis. Données commerciales et contractuelles (contrats signés)
Lorsque le Client enregistre au sujet d'un prospect des données commerciales et contractuelles (montant et devise d'un contrat signé, dates de signature et d'éventuelle annulation, motif d'annulation), la suppression de la fiche du prospect concerné, ou la suppression du compte, entraîne la dissociation de ces données de toute donnée permettant d'identifier une personne : les seules valeurs (montant, devise, dates, statut) peuvent être conservées sous une forme anonymisée, à des fins de statistiques internes et de respect des obligations comptables et commerciales de conservation (article L.123-22 du Code de commerce). Aucune donnée identifiante n'est conservée à ce titre, et ces valeurs anonymisées ne permettent pas de reconstituer l'identité du prospect ni celle du Client.
4 ter. Programme de parrainage, cashback et coordonnées bancaires
Lorsque vous participez au programme de parrainage, certaines données spécifiques sont traitées : votre code de parrainage, la liste des filleuls rattachés à votre compte, le statut et le montant des cashbacks (en attente, acquis, versés ou annulés) ainsi que, le cas échéant, les coordonnées bancaires (IBAN/RIB) que vous nous communiquez pour percevoir un versement.
Coordonnées bancaires (IBAN/RIB). Votre IBAN est collecté à la seule fin d'exécuter le virement de votre cashback. Il est conservé sous forme chiffrée (chiffrement AES-256-GCM) et n'est accessible qu'à l'administrateur habilité chargé d'exécuter le virement. À la suppression de votre compte, vos coordonnées bancaires sont effacées de nos systèmes actifs (sous réserve du délai de rotation des sauvegardes mentionné au § 6).
Cashback non versé. Le cashback n'est définitivement acquis que si le filleul concerné demeure abonné au-delà de quatorze (14) jours ; avant ce terme, il est seulement « en attente ». Le versement intervient par virement bancaire manuel, à votre demande, dès que votre solde disponible atteint vingt-cinq (25) euros. La suppression de votre compte met fin à votre participation au programme : tout cashback « en attente », ainsi que tout solde « disponible » non encore réclamé par une demande de versement valide, est perdu et ne pourra plus donner lieu à paiement. Il vous appartient donc de demander le versement des sommes éligibles avant de supprimer votre compte.
Virements déjà effectués. Les virements de cashback déjà réalisés avant la suppression de votre compte font l'objet d'écritures comptables que l'éditeur est tenu de conserver au titre de ses obligations comptables et fiscales, indépendamment de la suppression de votre compte (voir § 7). Ces écritures sont conservées de manière restreinte et pour cette seule finalité.
Filleuls. La suppression de votre compte n'affecte pas les abonnements de vos filleuls. Les cashbacks déjà acquis et versés à votre profit demeurent acquis ; les cashbacks « en attente » liés à des filleuls dont la période de maturation n'est pas écoulée sont annulés du fait de la suppression de votre compte.
5. Jetons techniques et durées de conservation
Jetons de réinitialisation de mot de passe et de vérification d'adresse e-mail : valables trente (30) minutes, à usage unique, supprimés après utilisation ou expiration.
Invitations de membres : valables sept (7) jours, sans effet au-delà.
Codes d'accès spécifiques attribués dans le cadre de programmes particuliers (bêta ou équivalents) : à usage unique ; conditions d'attribution et de conservation précisées au cas par cas.
6. Sauvegardes
Les données du Service font l'objet de sauvegardes chiffrées (AES-256), conservées pendant une durée de trente (30) jours. Après une suppression, les données concernées peuvent donc subsister dans ces sauvegardes chiffrées jusqu'à trente (30) jours, le temps de leur rotation, avant d'être définitivement écrasées. Sauvegardes stockées dans l'Union européenne (Backblaze B2, région EU Central, Amsterdam) ; aucun transfert hors UE. Voir la Politique de confidentialité.
7. Conservation imposée par la loi
Certaines données sont conservées au-delà de la suppression du compte pour répondre à des obligations légales. Il en va notamment ainsi des factures et documents comptables, conservés pendant dix (10) ans conformément à l'article L.123-22 du Code de commerce et aux obligations fiscales applicables. Ces factures sont conservées par notre prestataire de paiement (Stripe) ; si vous recréez ultérieurement un compte avec la même adresse e-mail, votre historique de facturation et l'état de votre abonnement peuvent y être de nouveau associés. De même, certains journaux de sécurité peuvent être conservés le temps strictement nécessaire à la prévention de la fraude et à la sécurité du Service. À cette fin, et pour empêcher le détournement de l'offre d'essai gratuit (suppression puis recréation de compte), une empreinte pseudonymisée (hachage) de l'adresse e-mail ayant bénéficié d'un essai est conservée pendant une durée maximale de vingt-quatre (24) mois, puis automatiquement supprimée ; elle ne permet pas de reconstituer l'adresse. Sont également conservées, au titre des obligations comptables et fiscales (article L.123-22 du Code de commerce), les pièces justificatives des cashbacks versés dans le cadre du programme de parrainage (montant, date, bénéficiaire), pendant la durée légale applicable, même après la suppression du compte du bénéficiaire. Ces données sont conservées de manière restreinte et pour ces seules finalités, sur la base de l'intérêt légitime et du respect d'une obligation légale.
8. Export et portabilité de vos données
Vous pouvez demander une copie de vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (par exemple CSV ou JSON) en écrivant à hello@ciblup.com. La demande est traitée dans un délai maximum d'un mois, conformément au RGPD.
9. Connexion Google
Si vous avez activé la synchronisation avec Google Agenda et Google Tasks, vous pouvez la révoquer à tout moment depuis la page Agenda du Service ou depuis votre compte Google. La révocation entraîne la suppression, dans nos systèmes, des jetons d'accès correspondants ; pour révoquer l'autorisation côté Google, utilisez les paramètres de sécurité de votre compte Google.
10. Exercice des droits et contact
Pour toute demande relative à vos données (accès, rectification, effacement, opposition, limitation, portabilité), écrivez à hello@ciblup.com. Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL.